Пример на миллион

Возьмём обычное агентство. Выручка миллион в месяц, работы хватает, клиенты платят. В команде руководитель проектов, аккаунт-менеджер, два специалиста в штате и подрядчик на проектах. Продавец получает процент с новых клиентов, остальные сидят на окладе плюс небольшой процент. Аренда, сервисы и бухгалтерия обходятся в 120 тысяч.

Собственник считает в уме примерно так: миллион пришёл, зарплат тысяч на четыреста, расходов на сто двадцать, налог шесть процентов. Значит, тысяч триста должно остаться. Открываем калькулятор и получаем 94 тысячи.

Разница в три раза берётся не из воздуха. Вот куда расходится миллион:

  • отделу продаж: 135 000 ₽ (15% с новых клиентов, а новых у нас 90% выручки, эти деньги уходят сразу с чека);
  • команде: 591 000 ₽ (оклады плюс проценты с остатка, который после вычета продаж равен 865 тысячам);
  • налог: 60 000 ₽ (6% со всей выручки, не с прибыли);
  • постоянные расходы: 120 000 ₽;
  • собственнику: 94 000 ₽.

В уме обычно теряются две вещи: процент, который уходит прямо с чека до всякого распределения, и налог со всей выручки. Вместе они забирают почти двести тысяч. Итого людям уходит 726 тысяч, это 73% выручки, и вот эта цифра определяет судьбу агентства.

Сколько может забирать команда

В агентстве нет закупки товара, склада и производства. Деньги уходят людям, поэтому фонд оплаты труда и есть главная статья, которой нужно управлять. Считать надо всех сразу: окладников, команду на процентах и тех, кому платят прямо с чека. Мы считаем свои отделы по той же схеме и видим на своих цифрах: как только эта сумма переваливает за половину выручки, прибыль начинает пропадать.

Почему именно половина. Из оставшегося надо заплатить налог, покрыть постоянные расходы и оставить что-то собственнику. На налог и аренду с сервисами уходит порядка пятнадцати процентов выручки у небольшого агентства. Значит, при ФОТ в 50% остаётся около трети, и это уже приличная модель. При ФОТ в 60% остаётся четверть, из которой после налога и расходов получается почти ноль.

Отсюда простое правило: главная цифра это доля людей в выручке. Сама выручка может расти, доля ФОТ расти вместе с ней, и тогда рост не даёт собственнику ничего.

Четыре ошибки в расчётах

Путать, с чего считается процент. Отделу продаж обычно платят только с новых клиентов, подрядчику с полной суммы его проекта, партнёру за приведённого клиента с первого чека. Если смешать это в одну кучу, модель врёт в обе стороны. В калькуляторе для каждой строки вычета выбирается, с чего она считается.

Забывать, что налог берётся с выручки. На упрощёнке с объектом «Доходы» платят процент со всех поступлений независимо от того, сколько вы потратили. Для агентства с высокими расходами это ощутимая сумма, которую нельзя учитывать как процент от прибыли.

Складывать оклады и проценты в одну кучу. Это разные по природе деньги. Процент уходит вместе с выручкой и в плохой месяц уменьшается. Оклад платится всегда, даже когда проектов нет. Поэтому агентство с большими окладами гораздо опаснее переживает спад, чем агентство на подрядчиках с процентом.

Не знать свою точку безубыточности. Это та выручка, при которой вы выходите в ноль. В нашем примере она 810 тысяч при выручке миллион. То есть запас всего двадцать процентов: один ушедший клиент, и месяц убыточный. Собственник, который держит эту цифру в голове, принимает другие решения.

Что делать, если прибыли нет

Порядок действий примерно такой, от быстрого к долгому.

Проверить проценты по ролям. Чаще всего находится роль, которая получает процент с полной суммы, хотя отвечает за часть работы. Перевод её процента на ту часть, которой человек реально занимается, иногда возвращает несколько процентов прибыли за один разговор.

Посмотреть на оклады людей с низкой загрузкой. Если специалист в штате занят наполовину, его оклад съедает прибыль в любой месяц. Вариант с подрядчиком на проценте для такой позиции часто честнее для обеих сторон.

Поднять цены. Самое неприятное и самое действенное. В агентском бизнесе цена работ прямо упирается в долю ФОТ: подняли чек на десять процентов при тех же людях, и доля команды упала.

Сократить постоянные расходы. Это помогает меньше всего, потому что у агентств они редко бывают огромными. Но точку безубыточности снижает заметно.

Посчитать свою модель

Мы собрали расчёт в бесплатный калькулятор. Ставите выручку, вписываете роли с окладами и процентами, налог и постоянные расходы, и сразу видите четыре вещи: сколько остаётся вам, какую долю забирает команда, с какой выручки начинается плюс и сколько получает каждый человек.

Открыть калькулятор финмодели агентства

Регистрация не нужна, цифры остаются в вашем браузере. Подходит любому агентскому бизнесу: реклама и диджитал, разработка, дизайн, продакшн, подбор персонала, юридические и бухгалтерские услуги, консалтинг. Для производства и товарного бизнеса логика другая, там считают себестоимость и закупку, такой калькулятор мы сделаем отдельно.

Вопросы

Какая прибыль считается нормальной для агентства

Чаще всего ориентируются на двадцать процентов от выручки. Меньше десяти означает, что бизнес работает ради зарплат, и любой спад уводит его в минус. Больше тридцати в агентском бизнесе встречается у тех, кто продаёт дорого и держит маленькую команду на подрядчиках.

Подрядчики выгоднее штата

По деньгам в плохой месяц да, потому что подрядчику платят с проекта, а штату платят всегда. По качеству и управляемости обычно наоборот. Разумная середина: ядро в штате, пики закрывать подрядчиками, и в калькуляторе это видно как разная чувствительность прибыли к падению выручки.

Почему калькулятор не учитывает страховые взносы

Потому что они зависят от того, как оформлены люди: самозанятые, ИП, штат с полными взносами. Это удваивает количество полей и мешает быстрой прикидке. Если у вас штат, прибавьте к окладам примерно треть сверху, и оценка станет ближе к реальности.

Можно ли этим считать студию или продакшн

Да, модель та же: выручка, люди, проценты, постоянные расходы. Разница только в названиях ролей, их можно переименовать прямо в калькуляторе и добавить свои.

Вы можете сделать такой калькулятор под наш бизнес

Да, это частая задача: собрать модель под конкретные роли и услуги, добавить сценарии, сохранение расчётов и доступ для команды. Оставьте телефон на странице калькулятора, обсудим, что должно быть внутри.